Power BI: todos tus indicadores en tiempo real y en un solo sitio
Como Consultor de Negocios, he escuchado directamente de dueños y directivos, todo tipo de experiencias buenas y malas relacionadas con el manejo de sus empresas.
La siguiente historia en particular llamó mucho mi atención, ya que el problema que tenía este dueño de una de las distribuidoras más grandes de Centroamérica, es el mismo problema que tienen muchas organizaciones y está relacionado con la gestión de sus indicadores.
El relato fue el siguiente:
Una de mis prioridades para manejar adecuadamente mi empresa ha sido siempre la visualización de indicadores en tiempo real (o lo más actualizado posible). Con indicadores ejecutivos, tácticos y operativos actualizándose diariamente, puedo tener un panorama completo del status de mi empresa y sé qué preguntas hacer, a quién hacerlas, qué reportes solicitar y qué acciones ejecutar. Sin embargo, tener indicadores al día no es nada sencillo.
Inversiones previas
Durante varios años, fueron y vinieron a mi empresa equipos de consultoría tratando de rediseñar mis sistemas de trabajo e implementar indicadores. Cada vez que un equipo nuevo llegaba, mi utopía de tener un tablero actualizado en tiempo real parecía estar cerca. Mis consultores siempre implementaban indicadores de todo tipo por toda la organización, desde los márgenes de ventas, producción, tiempos ciclo y hasta el tiempo que dedicaba el personal de mantenimiento a lavar los baños.
Todo mi personal registraba información para los indicadores, algunos en su libreta, otros en formularios, Excel y, los más avanzados, directamente en mi sistema de gestión. Cuando los indicadores llegaban a mí, la cantidad de información y el nivel de detalle que veía era excelente. Había información y comportamientos de mi operación que hasta ese momento no conocía y ni siquiera me había imaginado. Solo había un pequeño detalle, la información que veía era de la semana anterior o incluso del mes anterior.
Esfuerzos en vano
¿Cómo se supone que pueda tomar decisiones preventivas si veo el comportamiento de mi empresa con una semana de retraso?, ¿qué ventaja me da esto frente a mi competencia?
La actualización de indicadores demandaba tanto tiempo y esfuerzo de mi gente que, para cuando llegaba a mí, solo era un resumen gráfico de lo que yo ya sabía que había pasado. Era una cantidad de información inmensa que simplemente ya no agregaba valor. Por si fuera poco, mi gente comenzó a quejarse e incluso a renunciar por el trabajo excesivo y las horas adicionales que representaba estar pasando la información de los indicadores a Excel, actualizar gráficas, solicitar los formularios al personal, etc.
¡La actualización de indicadores se volvió insostenible!
Después de todo el tiempo y dinero invertido, mi frustración estaba hasta el tope (igual que las facturas de la consultora) y la competencia me estaba comiendo vivo…hasta que conocí Power BI.
El remedio
Un día me contacta un consultor más y me dice: “yo sé lo que necesitas, tengo la herramienta indicada para que veas toda tu operación en tiempo real. Y, lo mejor de todo, puedes incluir los indicadores que tu decidas, actualizarlos en el momento que tú quieras y verlos desde tu laptop, tablet o celular”. Mi primera reacción claramente fue de rechazo. Creí que solo había dos opciones posibles para esa herramienta: que sería carísima y la implementación duraría al menos 1 año, o que sería uno más de los esfuerzos fallidos realizados anteriormente.
Cuando me mostraron un ejemplo de un tablero ejecutivo realizado con esta herramienta, inmediatamente captó mi atención. Visualmente era inmejorable, los indicadores eran prácticos y certeros, la interfaz muy amigable para filtrar y segmentar como yo quisiera y podía ver la operación desde el nivel más ejecutivo hasta el más detallado posible si así lo deseaba. Cuando además de eso, me dijeron que la herramienta era parte del paquete de aplicaciones de Microsoft…decidí darle una oportunidad a Power BI. Con unas cuantas semanas de implementación, este equipo de consultores armó un tablero personalizado y acorde a mis necesidades puntuales. Este tablero de indicadores está conectado directamente a los servidores y sistemas de mi organización y puedo actualizarlo, con un solo clic, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Desde mi celular, puedo actualizar mi Tablero de Power BI y ver toda la operación de mi empresa en el auto, en el gimnasio, en una junta de negocios, en una reunión familiar y prácticamente en cualquier lugar. Cuando quiero agregar un indicador nuevo, llamo a mi equipo de consultores y, en cuestión de días, tengo mi Tablero renovado, así de fácil.
Esta es una de las muchas historias de éxito de Power BI. Tanto si eres Jefe de una división, Director o CEO de una corporación, Power BI es la herramienta que llegó para quedarse y está transformando la gestión por indicadores.
¡Si quieres tener una ventaja ejecutiva real y visualizar la información antes que nadie, de una forma práctica y ejecutiva, implementa Power BI cuanto antes!
