Microsoft Power Automate

04 Nov

Microsoft Power Automate

¿Que es?

Microsoft Power Automate, es el nuevo nombre del anterior Microsoft Flow, es una herramienta basada en la nube capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) y realizar acciones con la finalidad de automatizar procesos empresariales rutinarios.

La herramienta de Microsoft Power Automate permite crear flujos de trabajo conectando dos o más aplicaciones, mediante conectores prediseñados, además de proporcionar la capacidad para crear conectores personalizados, economizando tiempo en las tareas de una empresa. Los flujos de trabajo que se pueden crear son automatizados y escalables y no requieren de conocimientos de programación. Este nuevo sistema empresarial de Microsoft nos permite integrar y sincronizar todo nuestro análisis de datos con flujos automatizados y con aplicaciones. Microsoft Power Automate está pensado para aumentar nuestra productividad y eficiencia empresarial.

Esta aplicación puede mover datos de negocios entre sistemas en una programación, puede hablar con casi 300 orígenes de datos o cualquier API disponible de acceso público, que aumentan la eficiencia en cualquier negocio e incluso puede automatizar tareas en su computador local, como el cálculo de datos en Excel. Todo esto lo pueden hacer cualquier tipo de usuarios, ésto gracias a su plataforma sin código/de poco código.

Explicado brevemente, el objetivo de Microsoft Power Automate es automatizar cualquier tarea repetitiva, de bajo esfuerzo y que consume mucho tiempo, como la clasificación de notificaciones, la recopilación de datos, las alertas, etc. Además, esta herramienta, viene con plantillas listas para usar y recomendaciones de qué aplicaciones se pueden vincular.

Al día de hoy existen potentes aplicaciones en el mercado capaces de aumentar la productividad en el trabajo de forma exponencial, pero ninguna de ellas se encuentra bajo una única plataforma como la de Microsoft Office 365.

Caracteristicas generales

Microsoft Power Automate te permite crear flujos de trabajo automatizados entre las aplicaciones y servicios para obtener notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos y mucho más.
Te permite automatizar prácticamente cualquier tarea o proceso que requiera mucho tiempo.
Conectar sus servicios. Un flujo conecta sus servicios web, archivos y datos basados en la nube para ahorrar tiempo y esfuerzo a todos los usuarios.
Empezar con una plantilla. Microsoft Flow ahorra tiempo y simplifica la vida laboral mediante la conexión de sus servicios en un flujo.

Un ejemplo práctico es conectar Sharepoint a Outlook, por ejemplo: cada vez que un compañero le envía un archivo adjunto por correo electrónico, con Microsoft Power Automate sube directamente el archivo a SharePoint. Otro ejemplo podría ser vincular Twitter a su Microsoft Power Automate. En este caso, se podrá automatizar un proceso entre estos dos; y que cada vez que alguien tuitee sobre su marca, recibir una notificación via correo electrónico.

¿Como aporta valor a la organización?

Además de anunciar el cambio de nombre a Power Automate, en noviembre los de Redmond también anunciaron la incorporación de automatización de procesos robóticos (RPA) en esta solución. Con esta capacidad, Microsoft permite crear conectores entre casi 300 aplicaciones para empresas de cualquier sector y con diferentes flujos de trabajo. Con esta función ya no se necesita acceso a Las APIs. Además, Microsoft busca solventar la solicitud de muchos de sus clientes, que no tenían acceso a las APIs de sistemas y tenían que perder una gran cantidad de tiempo en trámites para solicitarlas a los desarrolladores de los mismos; con Power Automate podrás solventar este problema por fin.

¿Qué Ofrecen Las Funciones RPA?

Con la funcionalidad RPA se automatizan los procesos de tu empresa mediante bots. Con la ayuda de esta Inteligencia Artificial, tanto tú, como tus trabajadores, dejarán de realizar tareas repetitivas y carentes de valor para tu organización, delegándolas en estos bots.

La nueva capacidad RPA en Power Automate se llama UI flows. Que permite en caso de no tener acceso a las APIs, se pueda crear un flujo de trabajo automatizado grabando las interacciones manuales de una persona con el sistema y reproduciéndolas posteriormente.

Con la herramienta RPA se trata de una solución end to end que abarca inteligencia artificial, API y UI. Es posible usar Microsoft Power Automate para conectar sus aplicaciones y crear un flujo entre ellas. Por ejemplo, puede usar Flow para copiar datos de una aplicación a otra automáticamente. De esta forma, sus colegas pueden compartir y acceder fácilmente a los datos a través de varias aplicaciones web.

Como lo mencionaba anteriormente para los que previamente hayamos trabajado con SharePoint Designer, Power Automate es el rediseño mejorado de los flujos de trabajo que podíamos hacer con esa herramienta. Ahora no solamente podemos conectar la información de SharePoint, sino todas las aplicaciones de Office 365 y de terceros.

¿Qué son los conectores de Power Automate?

Los conectores son las aplicaciones que queremos conectar entre ellas. Cada conector o aplicación tiene tres elementos importantes:

Desencadenadores (conocido como Triggers): Son aquellos que inician el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando llegue un nuevo correo electrónico o cuando se guarde un nuevo documento en una carpeta específica, Cada conector tiene al menos uno o más desencadenadores.
Acciones: Una vez iniciado el trigger, debemos indicar cuáles son las acciones que tiene que realizar. Por ejemplo, cuando nos llegue un correo de cierta persona, quiero que Power Automate realice dos acciones: guardar el documento en una determinada carpeta y enviar un correo electrónico a cierta persona.
Conexiones: No olvidemos que cuando queramos conectar dos aplicaciones, Power Automate nos pedirá que introduzcas credenciales (usuario y contraseña) de cada aplicación que queramos usar. Las credenciales que introduzcamos están cifradas con la seguridad de Microsoft y pueden borrarse fácilmente cuando lo deseemos.

En un futuro podremos platicarles acerca de la integración con otras nuevas funcionalidades para Microsoft Power Platform

Power Virtual Agents: este nuevo servicio “low code” permite crear fácilmente agentes virtuales inteligentes (sin necesidad de programación) usando una interfaz gráfica y que te guía en el proceso. Las preguntas de clientes u otros tipos de consultas externas e internas pasan a ser atendidas por un agente virtual, liberando al personal para que éste se centre en otras tareas. Si deseas crear aplicaciones más complejas (y que requieran de programación), siempre tendrás acceso a Azure Cognitive Services y Microsoft Bot Framework.
Mejoras en seguridad para Power BI: Microsoft ha añadido a Power BI las etiquetas de protección de la información que ya se usaban en Office. Estas permiten diferenciar los datos que sean confidenciales, aun cuando “salgan” de Power BI a otras aplicaciones como Excel, Powerpoint o PDF. Todo ello bajo la sombrilla de Microsoft Cloud App Security, que permite monitorear y proteger las actividades que usan datos críticos.
Integración de Power Platform con Teams: Trasladar las aplicaciones de Power Platform a Teams significa que los paneles, las aplicaciones y automatizaciones estarán dentro de esta aplicación, por lo que serán más fáciles de encontrar, compartir con compañeros y usar en el día a día. Llegan bastantes novedades en cuanto a esta integración: Por ejemplo, las aplicaciones creadas en Power Apps podrán compartirse en la galería de aplicaciones de Teams, y se ofrecerá la posibilidad de anclar Power Apps a esta aplicación. También se podrán crear tarjetas interactivas que tengan contenido de un panel de Power BI, y se habilitarán nuevos disparadores de Power Automate para Teams.
AI Builder, nuevos escenarios de IA: Permite adaptar la IA a las necesidades específicas de las empresas sin necesidad de contratar a desarrolladores. Microsoft ha presentado nuevos modelos de IA preconstruidos, lo que supone que las empresas no tienen que recolectar datos, construir o entrenar sus modelos. Los nuevos escenarios de IA incluyen la detección de idioma, el análisis de sentimientos, el reconocimiento de texto o la extracción de frases clave.

Licensing

El precio indicado anteriormente es solo para fines comerciales y puede que no refleje el precio real debido a factores de divisa, país y variante regional. El precio real se reflejará en la finalización de la compra.

1 La compra y asignación de licencias de plan por flujo o por usuario con RPA atendida de Power Automate requieren acceso al Centro de administración de Microsoft 365 con los roles de administrador global o de administrador de facturación.
2 Pueden adquirirse flujos adicionales adquiridos por $1930 por flujo/mes.

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